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众所周知，ECM（企业内容管理）软件能够对公司数据文件进行中央存储，不过ECM不只是一个数据仓库。真正企业级的ECM系统是要渗透到公司核心业务流程的，包括反映流程和简化流程。

近期在美国加州举办的Laserfiche Empower大会，讨论了ECM价值的问题。对于扩展现存ECM的能力，创造新的业务部署，BPM（业务流程管理）是一个很好的选择。专家和用户普遍认为，BPM对ECM的扩展技术很成熟，能够更好地管理信息流。

分析公司Gartner的调研副总裁Mark Gilbert认为，ECM供应商通过收购Waterloo、OpenText增加了业务流程处理能力。针对目前协同工作主要通过邮件进行，缺少审核和管理的现状，Gilbert在采访中表示：“企业部署流程的协同之后，会从ECM系统中收获更大的价值。”

简化流程

Gilbert认为，要想从ECM和BPM中获得价值，需要了解“阴影流程（shadow processes），企业可以通过它缩减流程、提高自动化水平，比如自动化的账单付费提醒。 “这貌似没什么，但想想每天要处理应付账款的1000张发票，这也是不小的工作量。”应用BPM后，这些工作就可以实现自动化。

Gilbert提出，业务案例的成败，主要取决于流程能否简化。他建议到：“在设定ROI（投资回报率）参数的时候，要考虑到改进流程的空间和提升数据质量的空间。”很多公司在开始应用ECM的时候，着眼点主要在降低风险，但很快意识到这只是ECM价值的一小部分。其更大的价值在于自动化和集成内容流。

加拿大的一家医疗服务供应商Saskatchewan的网络管理员David Little表示，公司希望从安装的Laserfiche中获得更多的收益，目前正在集成Laserfiche工作流。医疗行业的内容量巨大，集成Laserfiche工作流是必然的选择。 Little表示，在财务记录中使用工作流，可以实现电子表格自动报销等功能，简化了业务流程。理想情况下，发票和报销会直接进入公司现有的Great Plains软件，之后再管理病人数据和其他医疗记录。“财务将成为首要的驱动。”

财务部门入手

华盛顿学生成就理事会也加入了业务流程行列，在工作流中使用了28个具体的工作流，12个模板和42个标签。该理事会的记录者兼项目经理Kim Porter认为，组织的全面应用还面临一定的困难，该困难主要来自财务部门。

华盛顿学生成就理事会的首席技术官David Mitchell表示，在旧的流程中，财务部门需要把电子表格打印出来，带有批头和签名，再到会计部门申请付款。现在，通过使用.NET软件，组织将一系列流程电子化：财务部门把文件放入Laserfiche ECM系统，发邮件给会计部门，获准后即可付款。

他表示：“此举既为员工和客户节省了时间，又提高了数据的准确性。”客户再也不需要邮寄信件，数据出错的可能性也大大降低了。

工作流

工作流也帮助电信监管局提高了效率。其IT项目经理Natalia Coghi Ulloa在“全公司的工作流”会议上说，当客户当面或通过邮件提出请求，工作流会自动生成一个工作号，组织可以通过这个工作号检查它的状态。填完所有元数据后，工作流通过授权过程发送文档，直接发送到相关领导手中。

通过工作流，管理者可以分配文件给自己或员工，让分配到文件的人升级状态，这样有访问权限的人都可以回答客户的问题。

Burton Plumbing希望通过工作流节省成本。公司助理Renee Demmler在采访中表示，公司刚刚给技术人员配备了iPad，并使用Laserfiche管理内容。公司技术人员每天都用复写纸开票，处理每张票平均花费10分钟。公司每季度要处理1万张票。
Demmler说：“我们把所有的票都扫描进系统。”公司希望马上看到收益，同时得知每项工作要花费多少时间，建立表格和集成工作流需要多少成本。 Demmler担心的是Workflow在其他项目的应用和集成，很多员工不喜欢改变。Demmler认为如果自己能够掌控整个项目，就可以让它在全公司取得成功。她希望工作流与其他项目紧密结合。她已经把现有的调度软件移入工作流，但要建立业务流程还很困难。

总之，BPM将进一步推动ECM的发展，将工作流和内容集成起来，有助于用户提高工作效率。

本文转自TechTarget

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